STEFANO POLETTI

VIDEO REPORTER & RADIO SPEAKER

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28 Marzo 2020,

STUDIO DELLA COMUNICAZIONE AZIENDALE.

INTRODUZIONE

Come abbiamo già visto con lo studio del marketing, un’azienda non può fare a meno di comunicare sia involontariamente che soprattutto volontariamente.

Sono molte le occasioni in cui l’azienda deve comunicare per iscritto con clienti, fornitori o dipendenti, di conseguenza per utilizzare un linguaggio professionale valgono le regole base della comunicazione incentrata su:

Percezione:- l’azienda si impegna a creare un contenuto gradevole e invitante dal momento che il lettore è nella fase in cui coglie gli aspetti formali del messaggio.
Decodifica:- Il momento in cui il lettore legge il testo ed è fondamentale che il messaggio sia chiaro
Concettualizzazione:- Il lettore comprende i contenuti
Memorizzazione :- La capacità di memoria delle informazione, una fase molto delicata per coloro che lavorano nel settore del marketing e comunicazione poiché risulta fondamentale creare dei contenuti di alta qualità che siano chiari, attraenti e convincenti in quanto un messaggio ben strutturato rimane più a lungo nella memoria delle persone.

Cosa sono le lettere e come vanno impostate?

Le lettere commerciali sono fra gli strumenti più utilizzati per comunicare informazioni formali o per promuovere un nuovo prodotto, seppur negli ultimi anni le lettere hanno visto una trasformazione da cartaceo a digitale grazie all’avvento della posta elettronica; tuttavia il concetto e le regole da seguire per creare un messaggio commerciale sono pressoché simili sia per le mail che per le lettere poiché normalmente si utilizza uno standard che favorisce la sua percezione e la sua decodifica da parte del lettore.

Come si può notare da questa immagine le regole da rispettare sono:

Specificare il mittente, quindi con il logo, il nome, le coordinate del mittente come il numero di partita iva, l’indirizzo, l’indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono e il sito internet in modo tale da essere contatti dal cliente oltre ad aumentare la visibilità del brand attribuendo un aspetto professionale all’azienda.
Inserire i dati del destinatario.
E’ fondamentale scrivere bene l’oggetto per attirare l’attenzione del cliente e far. capire in poche parole il messaggio che si vuole comunicare.
Il corpo della lettera .
La firma.

LA POSTA ELETTRONICA

Cos’è la posta elettronica e quali sono le regole per utilizzarla al meglio?
Quali sono le tre c del linguaggio email?

A differenza delle lettere, le mail sono una forma di comunicazione scritta rapida in cui si utilizza un linguaggio molto semplice e meno formale rispetto alle lettere.

Tuttavia vedremo che le regole basilari sono molto simili visto che schematico e semplice non vuol dire banale e incompetente.

Le regole del linguaggio email possono essere riassunte in tre c:

Chiarezza
Concisione
Correttezza

Da non dimenticare queste semplici ma regole fondamentali quando si scrive una mail:

Rispondere entro un’ora negli orari di lavoro, un servizio di serietà e professionalità nei confronti del cliente
Quando si scrive a un destinatario impostare la mail con il nome , il cognome o nome dell’azienda con l’obiettivo di dare importanza al ricevente e non dare l’impressione di trattarlo come un numero.
Scrivere i dati del mittente; come abbiamo già visto nella lettere è fondamentale inserire il logo e le coordinate dal momento che lo scopo è ricevere richieste di preventivi o fornire assistenza al cliente; inoltre un’intestazione impostata bene graficamente oltre ad aumentare la visibilità contribuisce a dare un’immagine professionale all’azienda.
L’oggetto del messaggio deve essere sintetico, incisivo, chiaro coinvolgente in modo da invogliare il cliente a leggere
Chiarezza del testo: spesso la sua mancanza è indice di poca concretezza, scarsità di idee, confusione, incompetenza. Il testo, anche se breve, deve essere semplice, chiaro, comprensibile, scorrevole.
Evitare errori di punteggiatura o grammaticali, un cliente attento potrebbe dubitare della nostra professionalità partendo dal presupposto che saper scrivere un italiano corretto sia alla base della comunicazione. Dunque è buona cosa rileggere la mail prima di inviarla.
Infine si conclude in modo garbato, salutando il destinatario.

Cosa sono le relazioni e come vanno impostate?

La relazione è un altro punto cruciale per il successo di un’azienda e può essere interna o esterna.

Per relazione interna s’intende comunicare, dialogare, esprimere opinioni in ambito aziendale con lo scopo di condividere idee costruttive con i colleghi al fine di migliorare un servizio o contribuire al valore dell’azienda.

In alcune attività sono richieste esplicitamente dai responsabili dell’azienda delle relazione scritte con le quali si affida a un lavoratore il compito di descrivere il proprio operato in una determinata situazione.

Si utilizza la relazione quando bisogna descrivere a un collega in maniera ufficiale come si è svolta una commessa ,oppure quando è viene richiesto di redigere un report indicando le varie situazioni positive e negative che si sono verificate durante il lavoro in corso.

Un esempio pratico

A un social media manager che gestisce una pagina facebook per conto di un’azienda può essere richiesta una relazione mensile nella quale deve indicare quanti contenuti ha pubblicato e gli “analytics” dei post ( i dati che indicano l’andamento del contenuto tra cui il numero di persone raggiunte e il numero delle interazioni come i commenti o mi piace ricevuti)

Inoltre è molto importante segnalare nella relazione i commenti negativi ricevuti da parte del lettore visto che l’azienda può analizzare il messaggio e trovare spunti per migliorare quella determinata cosa soggetta alla critica del follower.

Per redigere una relazione professionale si utilizza una forma curata e ben strutturata in modo tale da rendere “leggibile e leggera” la relazione e favorire la comprensione del lettore.

Cosa sono i comunicati stampa e come vanno redatti?

Il comunicato stampa è uno strumento utilizzato dall’azienda per comunicare con i media.

Esempio

Un’azienda sportiva intenzionata a lanciare un nuovo prodotto, incarica il suo personale addetto all’ufficio stampa ( ossia quella sezione aziendale che mette in relazione l’azienda con i giornalisti) di redigere un comunicato dal contenuto formale da inviare alle testate editoriale del settore.

Dopodichè sarà compito del giornalista della testata editoriale a personalizzare il comunicato e renderlo un articolo vero e proprio.

Fondamentale da parte dell’azienda e dell’ufficio stampa utilizzare un tono formale e redigere il proprio contenuto in forma chiare e precisa in modo che il messaggio che intende trasmettere risulti immediatamente comprensibile.

GLI ARTICOLI

Cosa sono gli articoli?
Quanti e quali tipi di pubblicità possono essere ritrovati negli articoli?
Quali sono le regole fondamentali per stilare un redazionale efficace?

L’articolo è uno strumento potentissimo per promuovere un brand tramite una pubblicità non invasiva come potrebbe risultare un banner pubblicitario o una newsletter.

Un Articolo redazionale punta a fornire informazioni orientate alle caratteristiche del prodotto come la qualità e i benefici che esso può dare al lettore o consumatore.

Nella mia esperienza da atleta Reporter mi è stato più volte chiesto di scrivere articoli “sponsorizzati” con il fine di promuovere Brand, località turistiche o manifestazioni sportive.

Qui allego due esempio di articoli da me scritti

https://www.mtb-mag.com/trans-varaita-2019-enduro-alla-cieca/

https://www.mtb-mag.com/rustik-alla-megavalanche-di-la-reunion/

La chiave per un articolo di successo sta nella sua attrattività che risulta la prima caratteristica da tenere in considerazione quando si imposta un articolo partendo dal titolo accattivante.

Riassumendo con Delle semplici regole per scrivere un articolo promozionale sono:

Scrivere con uno stile semplice e chiaro ma allo stesso tempo accattivante
Titolo attrattivo
Inserire delle foto professionali, emozionali o attraenti in grado di catturare l’attenzione del lettore
Non impostare l’articolo come una pubblicità invasiva tradizionale con slogan o motti
ETICA PROFESSIONALE:- NON DIRE COSE FALSE
Deve contenere un’informazione importante, fornire una soluzione o dei benefici ai consumatori altrimenti si rischia di creare un articolo informativo classico che riscuote poca attenzione

NEWSLETTER

Cosa sono le newsletter e come vanno utilizzate al meglio?

Le newsletter vengono utilizzate come messaggi pubblicitari o informativi e vengono inviate tramite email.

👎👎Utilizzare male le newsletter…

Personalmente, se usato male, lo trovo il sistema di comunicazione meno coinvolgente in circolazione dal momento che il lettore è bombardato costantemente da mail pubblicitarie e sovente reagisce in maniera seccata alla ricezione di una newsletter, tant’è vero che la maggior parte dei messaggi finisce nelle spam automaticamente. Tuttavia colui che invia la newsletter si deve attenere a delle precise regole sulla privacy a tutela del consumatore e lettore.

👌👍Utilizzare bene le newsletter!

Quando diventano un potente mezzo di comunicazione?

Quando un utente si iscrive volontariamente poiché non vuole farsi scappare i contenuti proposti dall’azienda.

Come deve essere impostato una newsletter efficace?

Grafica
Tono chiaro e semplice
Non troppo lunga e noiosa
Non divagare su molti temi argomenti
Una call to action ben in mostra

Troppe call to action creerebbero confusione e si rischierebbe dono convertire il cliente in lettore del nostro blog o compratore dal nostro e-commerce.

Esempi di call to action

Leggi il mio blog
Compra il mio prodotto
Visita il mio sito
Chiamami al … per un preventivo

12) Descrivi la storia e le funzioni di Facebook e il modo in cui può fornire opportunità professionali.

Comincio col dire che mi risulta impossibile descrivere Facebook in sole 10 righe visto che è uno strumento potentissimo che offre svariati servizi alle aziende.

Facebook è una piattaforma nata come social network utilizzato per condividere foto, video, pensieri con i propri amici ma nel giro è divenuto un’applicazione a cui sono iscritte oltre un miliardo di persone sparse per il mondo; inoltre facebook ha acquistato anche Instagram e Whatsapp.

E’ facilmente intuibile che aziende e liberi professionisti possano trovare della grande visibilità oltre che un vasto marketplace su Facebook vista la sua popolarità, infatti la maggior parte delle attività “moderne” possiede oltre a un buon sito internet anche una pagina facebook.

Facendo un passo indietro nella storia, possiamo ricordare come facebook non nacque subito con l’intenzione di creare una piattaforma commerciale come quella attuale, infatti gli utenti iscritti erano solamente profili privati di persone che raccontavano le proprie esperienze, tant’è vero che nel regolamento del social network è tuttora specificato il divieto di utilizzare un account personale per fini commerciali, previa la cancellazione del profilo.

Per questo motivo sono state create le pagine dedicate alle imprese commerciali, ai gruppi musicali, ai politici o ai personaggi pubblici, sportivi, artisti liberi professionisti ecc…

Dobbiamo ricordare che un profilo privato ha delle limitazioni nel numero degli amici, mentre con un profilo aziendale i follower possono essere infiniti.

Facebook offre la possibilità di aumentare la visibilità del brand grazie alla creazione di un contenuto “sponsorizzato” che per com’è stato concepito ricorda molto un normalissimo post dal momento che all’apparenza l’utente non capirebbe la differenza tra un post organico (gratuito) e uno sponsorizzato; infatti facebook sopra un post promozionale specifica che è “sponsorizzato”

Penso che un lettore trovi meno invasivo un post sponsorizzato rispetto a un banner pubblicitario all’interno di un blog, inoltre Facebook, con il suo algoritmo, è in grado di diffondere il contenuto a migliaia di utenti a seconda del budget che l’azienda vuole investire.

Personalmente lo ritengo il miglior strumento come rapporto qualità/prezzo attualmente in circolazione dal momento che Facebook offre dei pacchetti low cost garantendo un’ottima visibilità!

PERSONE FISICHE

Facebook non serve solo a VIP, imprenditori e aziende ma può rivelarsi uno strumento molto importante o pericoloso per le persone, dal momento che migliaia di utenti possono visitare il nostro profilo, visualizzare i nostri post, i nostri interessi, come scriviamo o come fotografiamo.

Nel profilo personale una persona racconta aspetti della personalità utili per valorizzare la propria professionalità, come per esempio la serietà, la precisione e la passione per il proprio lavoro.

PERSONE FISICHE + AZIENDE

Bisogna comunque ricordare che sia per le aziende. che per una persona in cerca di lavoro, il profilo è un biglietto da visita per cui bisogna stare molto attenti a quali informazioni inserire nella descrizione del profilo, soprattutto se l’obiettivo è l’utilizzo con fine lavorativo.

UNA REGOLA GENERALE

Pubblicare contenuti che siano in linea con l’immagine si vuole trasmettere di se stessi
Scegliere foto e video che riescano a pubblicizzare e identificare bene i progetti o le idee che si vogliono promuovere
Prediligere contenuti che stimolino i contatti a partecipare (engagement) senza dimenticare che è importante anche ascoltare le risposte degli altri.

ENGAGEMENT

L’obiettivo dell’engagement è quello di trasformare i follower in clienti fidelizzati per un’azienda che vende beni o servizi o in lettori accaniti per i blogger o giornali.

Per capire meglio cos’è l’engagement possiamo fare un paragone con il vecchio passaparola nel quale un cliente che si trovava bene presso un’azienda parlava positivamente del prodotto a un’altra persona.

Nel digitale questo fenomeno si trasforma in condivisioni dei post o interazione in cui l’utente tramite i può commentare positivamente i contenuti pubblicati dal brand ma anche esprimere il proprio parere negativo; tuttavia, essendo una pagina pubblica, anche i commenti negativi sono visibili a tutti gli utenti.

I commenti positivi sono utili per dare una buona immagine dell’azienda inoltre anche la reputazione online sarà migliore e di conseguenza sarà più facile coinvolgere il follower e infine convertire in un cliente fidelizzato che acquista un prodotto.

Normalmente la prassi per vendere si divide in due fasi: